Sempre se viu afogado em um mar de dados tentando lembrar onde aquela informação vital estava armazenada? Vós não estais sozinhos. Gerenciar o conhecimento de forma eficaz muda o ambiente acelerado de hoje. Agora deixe-me apresentar os software de gestão do conhecimento, o super-herói entrando para salvar seu dia. Mas por que você deve se importar e exatamente o que é? Vamos direto ao assunto.
O que é Software de Gestão do Conhecimento?
Projetado para gravar, armazenar, organizar e acessar o conhecimento dentro de uma empresa, o software de gestão do conhecimento é considerado como uma biblioteca digital superorganizada em que cada bit de dados tem sua casa e procurar o que você precisa é simples.
Por que você precisa de um software de gestão do conhecimento?
Considere procurar uma agulha em um palheiro. Sem uma estrutura decente, é isso que a busca por conhecimento pode parecer. O software de gestão do conhecimento pode ajudar seu processo a ter a seguinte aparência:
- Aumente a eficiência economizando tempo procurando informações. Tudo o que há, organizado de forma ordenada e de fácil acesso.
- Cooperação: Compartilhar conhecimento sem esforço. Todos se mantêm no circuito, o que melhora o desempenho do grupo.
- Certifique-se de que todos possam acessar as mesmas informações atuais. Não há mais dados contraditórios ou antiquados.
- Com um repositório de conhecimento centralizado, os membros da equipe recém-contratados podem adquirir habilidades rapidamente.
Principais Características do Software de Gestão do Conhecimento
Tudo bem, então software de gestão do conhecimento soa fantástico; Mas, o que você deve procurar ao selecionar um? Estas são algumas características indispensáveis:
Repositório centralizado
Fundamentalmente, o software de gestão do conhecimento deve fornecer uma fonte de verdade. Tudo o que você tem — todas as suas políticas, perguntas frequentes, documentação e ferramentas — deve estar aqui para que você possa descobrir rapidamente o que precisa.
Funcionalidade de pesquisa
Não se pode comprometer uma forte capacidade de pesquisa. Com base em palavras-chave, tags ou até mesmo uma pesquisa de texto completo, ele deve ser rápido na localização de material.
Ferramentas de colaboração
Busque elementos que permitam que os membros da equipe compartilhem conhecimento, observem e trabalhem juntos facilmente. Um deles realmente se beneficia da integração com outras ferramentas de colaboração, como o Slack ou o Microsoft Teams.
Análises e relatórios
Por meio de insights sobre os dados mais acessados, a análise pode auxiliar na identificação de carências na base de conhecimento. Além disso, mostrar quem está contribuindo mais e como o conhecimento está sendo aplicado são ferramentas de relatório.
Acessibilidade
Seu software de gestão do conhecimento deve estar disponível em qualquer dispositivo a qualquer distância. Muitas vezes proporcionando essa liberdade, as soluções baseadas em nuvem garantem que sua equipe possa acessar dados de qualquer lugar, incluindo o escritório ou de casa.
Segurança
Dado que você manterá dados privados, fortes mecanismos de segurança são absolutamente essenciais. Procure criptografia, direitos de usuário e backups consistentes.
Ferramentas populares de gestão do conhecimento
Sabendo o que procurar, vamos agora rever algumas das opções de KMS bem conhecidas disponíveis.
Guru
Guru é semelhante a ter um assistente pessoal de todo o conhecimento. Ele fornece conhecimento quando e quando você precisar dele, conectando-se com tecnologias que você usa atualmente, incluindo o Slack e o Chrome. Suas recomendações alimentadas por inteligência artificial garantem o acesso às informações corretas no momento correto.
Confluence
As equipes gostam especialmente do Confluence da Atlassian por causa de suas fortes ferramentas colaborativas. De olho na documentação, é fantástico para organizar, compartilhar e trabalhar em projetos.
Noção
Anotações, gerenciamento de tarefas e compartilhamento de informações se unem na ferramenta flexível conhecida como noção. É bastante flexível, o que qualifica para a cooperação da equipe, bem como uso pessoal.
Bloomfire
A Bloomfire se preocupa principalmente em fornecer acesso simples ao conhecimento. Seus poderes de busca e interface fácil realmente ajudá-lo a ser forte.
Document360
Para bases de conhecimento abrangentes — especialmente para documentação técnica — o Document360 é ideal. Ele tem forte capacidade de pesquisa e uma interface de usuário limpa e simples.
Implementação de Software de Gestão do Conhecimento
Assim, você encontra grande apelo no software de gestão do conhecimento. Como você aplicaria isso? Aqui está um manual detalhado:
Identifique suas necessidades
Saiba o que de um software de gestão do conhecimento sua equipe exige. Você está tentando melhorar o trabalho em equipe? acesso mais fácil ao conhecimento Classifique seus pontos problemáticos.
Escolha a ferramenta certa
Selecione uma ferramenta que atenda às suas necessidades e marque todas as caixas. Pense em acessibilidade, simplicidade de uso e conexão com as ferramentas atuais.
Migre seus dados
compile todos os dados atuais e mova-os para o novo software de gestão do conhecimento. Embora leve tempo, isso é absolutamente vital para uma mudança contínua.
Treine sua equipe
Certifique-se de que todos possam operar a nova tecnologia. Crie cursos de treinamento e produza manuais para colocá-los em prática.
Monitorar e otimizar
Veja como a ferramenta está sendo aplicada. Obtenha comentários de sua equipe e corrija conforme necessário. Lembre-se, o objetivo é simplificar sua vida.
Conclusão
O Software de Gestão do Conhecimento pode transformar as operações da sua equipe, organizando a anarquia em ordem e permitindo o acesso simples às informações. Selecionar o instrumento correto e usá-lo corretamente pode ajudar a aumentar a eficiência, fortalecer o trabalho em equipe e garantir que todos estejam sempre atualizados.
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