Sempre se viu afogado em um mar de dados tentando lembrar onde aquela informação vital estava armazenada? Vós não estais sozinhos. Gerenciar o conhecimento de forma eficaz muda o ambiente acelerado de hoje. Agora deixe-me apresentar os software de gestão do conhecimento, o super-herói entrando para salvar seu dia. Mas por que você deve se importar e exatamente o que é? Vamos direto ao assunto.
O que é Software de Gestão do Conhecimento?
Projetado para gravar, armazenar, organizar e acessar o conhecimento dentro de uma empresa, o software de gestão do conhecimento é considerado como uma biblioteca digital superorganizada em que cada bit de dados tem sua casa e procurar o que você precisa é simples.
Por que você precisa de um software de gestão do conhecimento?
Considere procurar uma agulha em um palheiro. Sem uma estrutura decente, é isso que a busca por conhecimento pode parecer. O software de gestão do conhecimento pode ajudar seu processo a ter a seguinte aparência:
- Aumente a eficiência economizando tempo procurando informações. Tudo o que há, organizado de forma ordenada e de fácil acesso.
- Cooperação: Compartilhar conhecimento sem esforço. Todos se mantêm no circuito, o que melhora o desempenho do grupo.
- Certifique-se de que todos possam acessar as mesmas informações atuais. Não há mais dados contraditórios ou antiquados.
- Com um repositório de conhecimento centralizado, os membros da equipe recém-contratados podem adquirir habilidades rapidamente.
Principais Características do Software de Gestão do Conhecimento
Tudo bem, então software de gestão do conhecimento soa fantástico; Mas, o que você deve procurar ao selecionar um? Estas são algumas características indispensáveis:
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Repositório centralizado
Fundamentalmente, o software de gestão do conhecimento deve fornecer uma fonte de verdade. Tudo o que você tem — todas as suas políticas, perguntas frequentes, documentação e ferramentas — deve estar aqui para que você possa descobrir rapidamente o que precisa.
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Funcionalidade de pesquisa
Não se pode comprometer uma forte capacidade de pesquisa. Com base em palavras-chave, tags ou até mesmo uma pesquisa de texto completo, ele deve ser rápido na localização de material.
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Ferramentas de colaboração
Busque elementos que permitam que os membros da equipe compartilhem conhecimento, observem e trabalhem juntos facilmente. Um deles realmente se beneficia da integração com outras ferramentas de colaboração, como o Slack ou o Microsoft Teams.
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Análises e relatórios
Por meio de insights sobre os dados mais acessados, a análise pode auxiliar na identificação de carências na base de conhecimento. Além disso, mostrar quem está contribuindo mais e como o conhecimento está sendo aplicado são ferramentas de relatório.
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Acessibilidade
Seu software de gestão do conhecimento deve estar disponível em qualquer dispositivo a qualquer distância. Muitas vezes proporcionando essa liberdade, as soluções baseadas em nuvem garantem que sua equipe possa acessar dados de qualquer lugar, incluindo o escritório ou de casa.
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Segurança
Dado que você manterá dados privados, fortes mecanismos de segurança são absolutamente essenciais. Procure criptografia, direitos de usuário e backups consistentes.
Ferramentas populares de gestão do conhecimento
Sabendo o que procurar, vamos agora rever algumas das opções de KMS bem conhecidas disponíveis.
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Guru
Guru é semelhante a ter um assistente pessoal de todo o conhecimento. Ele fornece conhecimento quando e quando você precisar dele, conectando-se com tecnologias que você usa atualmente, incluindo o Slack e o Chrome. Suas recomendações alimentadas por inteligência artificial garantem o acesso às informações corretas no momento correto.
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Confluence
As equipes gostam especialmente do Confluence da Atlassian por causa de suas fortes ferramentas colaborativas. De olho na documentação, é fantástico para organizar, compartilhar e trabalhar em projetos.
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Noção
Anotações, gerenciamento de tarefas e compartilhamento de informações se unem na ferramenta flexível conhecida como noção. É bastante flexível, o que qualifica para a cooperação da equipe, bem como uso pessoal.
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Bloomfire
A Bloomfire se preocupa principalmente em fornecer acesso simples ao conhecimento. Seus poderes de busca e interface fácil realmente ajudá-lo a ser forte.
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Document360
Para bases de conhecimento abrangentes — especialmente para documentação técnica — o Document360 é ideal. Ele tem forte capacidade de pesquisa e uma interface de usuário limpa e simples.
Implementação de Software de Gestão do Conhecimento
Assim, você encontra grande apelo no software de gestão do conhecimento. Como você aplicaria isso? Aqui está um manual detalhado:
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Identifique suas necessidades
Saiba o que de um software de gestão do conhecimento sua equipe exige. Você está tentando melhorar o trabalho em equipe? acesso mais fácil ao conhecimento Classifique seus pontos problemáticos.
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Escolha a ferramenta certa
Selecione uma ferramenta que atenda às suas necessidades e marque todas as caixas. Pense em acessibilidade, simplicidade de uso e conexão com as ferramentas atuais.
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Migre seus dados
compile todos os dados atuais e mova-os para o novo software de gestão do conhecimento. Embora leve tempo, isso é absolutamente vital para uma mudança contínua.
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Treine sua equipe
Certifique-se de que todos possam operar a nova tecnologia. Crie cursos de treinamento e produza manuais para colocá-los em prática.
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Monitorar e otimizar
Veja como a ferramenta está sendo aplicada. Obtenha comentários de sua equipe e corrija conforme necessário. Lembre-se, o objetivo é simplificar sua vida.
Conclusão
O Software de Gestão do Conhecimento pode transformar as operações da sua equipe, organizando a anarquia em ordem e permitindo o acesso simples às informações. Selecionar o instrumento correto e usá-lo corretamente pode ajudar a aumentar a eficiência, fortalecer o trabalho em equipe e garantir que todos estejam sempre atualizados.
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